Visualisierung

Zu den wichtigsten Präsentationsmedien, die im Auswahlverfahren zur Verfügung stehen, zählen Beamer, Flipcharts und, in seltenen Fällen, Overheadprojektoren. All diese Präsentationsmedien haben eines gemeinsam: Sie dienen der Visualisierung des Gesagten. Darunter versteht man die optische Darstellung von Informationen. Wir setzen diese Methode ein, weil der Mensch rund 75% aller Informationen über das Sehen und nur 15% über das Hören aufnimmt. Die Visualisierung hat drei große Vorteile: Erstens lockert sie deine Präsentation auf. Zweitens macht sie die Zuhörer/-innen auch zu Zuseher/-innen und erleichtert ihnen die Informationsaufnahme. Und drittens  - dieser Vorteil ist erheblich – dient sie dir als Leitfaden, an den du dich klammern kannst, wenn du einmal aus dem Konzept kommst oder nicht mehr weiter weißt. In diesem Sinn führt dich die visuelle Präsentation Schritt für Schritt durch deinen eigenen Vortrag.

Bei der Visualisierung musst du dich auf das Wesentliche beschränken. Zwei wichtige Grundregeln solltest du daher bei der Ausarbeitung der Flipcharts/Overheadfolien oder einer PowerPoint-Präsentation einhalten:

1. Minimale Folienanzahl = Präsentationszeit in Minuten / 3

2. Maximale Folienanzahl = Präsentationszeit in Minuten / 2

Je kürzer die Präsentationszeit, desto eher solltest du dich an der erlaubten Maximalfolienzahl orientieren. Für eine fünfminütige Präsentation ist demnach (gerundet) der Einsatz von drei Folien optimal. Verwendest du zu wenige Folien, langweilen sich deine Zuhörer/-innen. Baust du hingegen zu viele Folien in die Präsentation ein und übertriffst deutlich die empfohlene Folienzahl, wirkt das reizüberflutend und überfordert die Aufnahmefähigkeit des Publikums.

Welche Visualisierungsmöglichkeiten dir offen stehen, siehst du bei den folgenden Punkten. Diese können bei der Verwendung aller Präsentationsmedien eingesetzt werden.

Bullet Charts

Die einfachste Form der Foliengestaltung bei Präsentationen sind Bullet Charts. Sie bestehen aus Aufzählungszeichen (Punkte, Pfeile, Striche, etc.) vor jeder Zeile und aus ein paar Schlagwörtern, die daneben stehen. Bullet Charts werden recht häufig eingesetzt, weil sie schnell produzierbar sind. Allerdings wirken sie nicht sonderlich kreativ und gelten als eine Art „Minimalform“ der Visualisierung. Jede Folie sollte maximal zehn Zeilen umfassen.

Tabellen

Tabellen sind schwieriger zu gestalten als Bullet Charts, weil hier leicht die Übersichtlichkeit verloren geht. Die Zuhörer/-innen werden mit einem „Berg von Zahlen“ überschüttet, wenn du die Tabellen schlecht darstellst. Bei der Angabe von Zahlen ist zu überlegen, ob das Anführen von Kommastellen wirklich zweckdienlich ist. Vielleicht ist es auch ausreichend, die Zahlen zu runden, vielleicht sogar auf volle 100 oder 1000. Je kleiner die Zahl und je weniger Kommastellen sie hat, desto leichter und angenehmer ist es, sie zu verarbeiten. Statt 7.358.667,55 ist es daher besser, 7,4 Mio. zu schreiben. Für Tabellen gilt die Regel, dass sie möglichst nicht mehr als fünf Spalten und vier Zeilen umfassen sollten.

Diagramme

Für jede Aussage gibt es ein geeignetes Diagramm. Zu den häufig verwendeten Diagrammen zählen Kreis- oder Tortendiagramme, Balkendiagramme, Säulendiagramme, Blockdiagramme und Liniendiagramme. Für welchen Diagrammtyp du dich entscheidest, hängt also von der Art der zu visualisierenden Informationen ab. Jedes Diagramm braucht eine Überschrift, eine Achsenbeschriftung und eine Beschriftung der unterschiedlichen Einheiten, die verglichen werden. Die meisten Diagramme können zwei- oder dreidimensional dargestellt werden.

Kreis- oder Tortendiagramm

Das Kreis- oder Tortendiagramm eignet sich hervorragend zur Veranschaulichung von Anteilen (zum Beispiel: Marktanteil; Anteil der Personen, die Schokolade essen und Ähnliches). Im Sinne der Lesbarkeit sollten die Kreise in nicht mehr als sieben bis zehn Tortensegmente aufgeteilt werden. Gegebenenfalls kannst du marginale Inhalte unter „Weitere“ in einem Segment zusammenfassen.

Balkendiagramm

Das Balkendiagramm ist neben dem Säulendiagramm die beste Möglichkeit, um Unterschiede einzelner Werte gut vergleichbar wiederzugeben (zum Beispiel: Umsatz von fünf verschiedenen Firmen, Gehalt von drei Kollegen, etc.). Mehr als sieben bis zehn Balken sollten nicht auf einer Folie dargestellt werden.

Säulendiagramm

Das Säulendiagramm hat die gleichen Eigenschaften wie das Balkendiagramm. Durch seine Vertikalausrichtung kann es auch zur Trenddarstellung verwendet werden (zum Beispiel: Umsatz in den Jahren 2017, 2018, 2019, 2020,...). Auch bei diesem Diagrammtyp bitte nicht mehr als sieben bis zehn Säulen auf einer Folie anordnen.

Blockdiagramm

Das Blockdiagramm eignet sich sehr gut zur Abbildung von Anteilsveränderungen im Zeitverlauf (zum Beispiel: Umsätze verschiedener Verkäufer in zwei aufeinanderfolgenden Jahren). Allerdings erfordert es Erfahrung, um ein Blockdiagramm richtig aufzubauen, weil es schon bei kleinen Fehlern sehr schnell zu Verwirrung unter den Zuhörer/-innen kommen kann. Die Darstellung von mehr als sieben bis zehn Blöcken auf einer Seite wird auch bei diesem Diagrammtyp nicht empfohlen.

Liniendiagramm

Das Liniendiagramm ist die klassische Möglichkeit, um Trends visuell zu präsentieren (Börsenkurse, Umsatzentwicklungen, Niederschlagsmengen, etc.). Es ist leicht verständlich und auch leicht zu erstellen. Mehr als fünf Linien sollten jedoch nicht gleichzeitig dargestellt werden. Diese müssen klar unterscheidbar sein, insbesondere dann, wenn sie sich an mehreren Stellen überkreuzen.

Strukturbilder

Strukturbilder sind prädestiniert, um Hierarchien, Abhängigkeiten und Untergliederungen abzubilden. Sie bestehen immer aus einem beschrifteten geometrischen Element (Rechteck, Kreis,...) und Verbindungslinien zwischen den Elementen.

Welche Schrift soll ich wählen?

Serifenlose, geradlinige Schriftarten sind zu bevorzugen. Verschnörkelte Schriftarten hingegen sind deutlich schwerer zu lesen. Werden Overheadfolien mit der Hand beschrieben, dann sollte dies in Blockschrift erfolgen.

Wie viele Schriftarten darf ich auf einer Folie verwenden?

Damit die Folie einen seriösen und einheitlichen Eindruck hinterlässt, solltest du nur eine Schriftart verwenden, maximal zwei. Fett- und Kursivstellungen sowie unterschiedliche Schriftgrößen sind nur Varianten einer Schriftart und können bedenkenlos eingesetzt werden, solange alles übersichtlich und klar strukturiert bleibt.

Im folgenden linken Kasten wurde nur eine Schriftart verwendet. Im Rechten vier verschiedene. Überzeuge dich selbst vom Unterschied.

Wie groß muss die Schrift sein, damit sie noch gut gelesen werden kann?

Die Schriftgröße hängt von der Raumgröße und der Größe der Projektionswand ab. Je größer der Raum und je kleiner die Projektionsfläche sind, desto größer muss die Schrift dargestellt werden. Die Fläche, auf die projiziert wird, ist jedoch meist ohnehin an die Raumgröße angepasst. Als Grundregel kann daher festgehalten werden, dass die Schrift in der Realität dann gut lesbar ist, wenn diese, ohne an eine Wand projiziert zu werden, noch aus ca. 1,7 bis zwei Metern Entfernung mit freiem Auge ohne Probleme zu erkennen ist. Drucke die Folie auf ein A4-Blatt aus, hänge das Blatt an die Wand, gehe 1,7 bis zwei Meter zurück und überprüfe, ob alles gut zu lesen ist. Wenn nicht, musst du die Schriftgröße erhöhen.

Wie viele und welche Farben soll ich verwenden?

Verwende höchstens drei Farben pro Folie. Eine Farbe für den Hintergrund, eine für die Überschrift und eine für den Textkörper sind mehr als genug und nicht einmal das ist immer notwendig. Eine bunt gestaltete Folie wirkt unruhig und ist schwer zu lesen. Wenn du Farben einsetzen möchtest, musst du auf ein paar Dinge achten: Die Farben, die du daheim auf deinem Bildschirm siehst, entsprechen nur selten den Farben, die Overhead- oder Datenprojektoren an die Wand werfen. Besonders bei lichtschwachen Geräten sind insbesondere helle Farben oft schwer zu erkennen. Wenn du eine Computerpräsentation vorbereitest, dann solltest du in der Lage sein, die Farbgestaltung kurzfristig vor Ort zu ändern. (In Microsoft PowerPoint funktioniert das ganz einfach über den Folienmaster.) Erstelle sicherheitshalber einen zweiten Foliensatz in schwarz/weiß. Folien, die in den Farben schwarz und weiß gestaltet wurden, sind immer gut lesbar.

Die verwendete Schriftfarbe hängt natürlich auch von der Hintergrundfarbe ab. Es sollte immer ein starker Kontrast zwischen Schrift- und Hintergrundfarbe bestehen. Schwarze oder dunkelgraue Schrift auf weißem Grund ist beispielsweise gut lesbar, gelbe Schrift auf weißem Grund oder dunkelblaue Schrift auf schwarzem Grund hingegen überhaupt nicht. Meide kräftige Hintergrundfarben. Vor allem Dunkelblau, knalliges Rot oder Grün sind als Hintergrundfarbe ungeeignet, weil die Gefahr besteht, dass das projizierte Bild zu „schwimmen“ beginnt, also unscharf wirkt.

Soll der Hintergrund einfarbig, gemustert oder ein Bild sein?

Mit einem einfarbigen Hintergrund liegst du nie falsch, sofern du die Farbe richtig gewählt hast. Vom Einsatz von Mustern (Geflechte, Streifen, Linien, Karos, etc.) ist abzuraten, da sie beim Betrachter/ bei der Betrachterin einen störenden Eindruck hinterlassen. Das Lesen gemusterter Folien ist anstrengend.

Auch Bilder können als Folienhintergrund gewählt werden. Achte aber darauf, dass das verwendete Bild sehr hell ist oder helle es in einem Fotobearbeitungsprogramm nachträglich entsprechend auf, denn möglicherweise ist die darüber liegende Schrift sonst nicht mehr lesbar.

Darf jede Folie anders gestaltet sein?

Nein! Das von dir gewählte Layout sollte sich einheitlich durch alle Folien ziehen. Es ist vorteilhaft, die Grundstruktur aller Folien gleich zu halten und Überschriften, Textkörper und Folienrahmen immer im kongruenten Erscheinungsbild zu erstellen. Damit kann sich das Publikum beim Foliensprung schnell auf die neue Folie einstellen.

Wie vorteilhaft ist es, Cliparts in die Präsentation einzubauen?

Entscheide dich zuerst, ob du lieber Fotos oder Cliparts in deinen Folien verwenden möchtest. Mische die beiden Formen nicht untereinander. Willst du deine Aussagen mit Cliparts unterstreichen, ist das grundsätzlich ein interessanter Ansatz, sofern diese zu deinen Aussagen passen, nicht kindlich wirken und alle aus einer Bibliothek stammen und somit eine konsistente Erscheinungsform haben. Zu warnen ist vor dem Einsatz von Cliparts aus dem Windows-Standardpaket. Die kennt nämlich schon jeder und das zerstört den exklusiven Charakter, den deine Präsentation ausstrahlen soll. Schöne Clip-Art Bibliotheken bekommst du in der Regel für wenig Geld.