Postkorbübung

Unter Zeitdruck Prioritäten setzen und richtige Entscheidungen treffen! Bei der Postkorbübung wird eine stressige Situation simuliert, in der du unter Zeitdruck Aufgaben erfassen und dann entscheiden musst, ob diese wichtig oder unwichtig sind. Zusätzlich musst du unterscheiden, ob sie gerade dringend sind oder nicht und ob du Aufgaben delegieren kannst.

Sichten, sortieren, priorisieren, delegieren

Bei der althergebrachten Umsetzung der Postkorbübung (die bereits in der Zeit vor der Digitalisierung entwickelt wurde), erhältst du, neben einem ausgedruckten Kalender, einen Postkorb mit 20-50 ausgedruckten Dokumenten. Ist diese Übung zeitgemäß konzipiert, liegen 20-50 Nachrichten in deinem fiktiven E-Mail Account und es wird dir ein elektronischer Kalender zur Verfügung gestellt. Die Nachrichten können beruflicher oder privater Natur sein. Dir steht dann eine bestimmte, meist unzureichend festgelegte Zeitdauer von wenigen Minuten bis zu einer Stunde zur Verfügung, um die Dokumente zu sichten, nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren und zu entscheiden, was du delegieren kannst. Die einzelnen Aufgaben und Termine musst du entweder in einem Kalender eintragen oder du musst eine Rangordnungsliste erstellen, d.h. die Aufgaben der Wichtigkeit nach sortieren.

All das läuft unter hohem Zeitdruck ab. Um deinen Stress zu maximieren, kann es vorkommen, dass das Zeitlimit plötzlich um ein paar Minuten herabgesetzt wird oder zusätzliche Aufgaben während der Bearbeitungszeit in deinem Postkorb auftauchen. Zusätzlich können die Aufgaben widersprüchlicher Natur sein und sich gegebenenfalls auch terminlich überschneiden. Mitunter kann es auch der Fall sein, dass dich dein/e Beobachter/in (Assessor/in) absichtlich stört. Lass dich von all dem möglichst nicht aus der Ruhe bringen. Es wird von dir erwartet, dass du in stressreichen Situationen richtige Entscheidungen treffen kannst und du bei Störungen nicht die Contenance verlierst.

Bei der Einordnung der Aufgaben hinsichtlich Wichtigkeit und Dringlichkeit, kannst du dich der Eisenhower Matrix bedienen:

Was ist wichtig, was ist dringend?

Als wichtig gelten Aufgaben, von denen viel abhängt. Das können sowohl Chancen (zum Beispiel ein möglicher, weiterer Geschäftsabschluss mit einem bestehenden Kunden) als auch Gefahren (zum Beispiel die bevorstehende Kündigung eines deiner Großkunden) sein.

Wenn etwas nicht verschoben werden kann, also äußerst zeitnah erledigt werden muss, dann ist es als dringend einzustufen. Im Gegensatz dazu sind nicht dringende Angelegenheiten jene, die ruhig ein wenig warten können.

Wichtig, dringend

Ein wichtiger Großkunde hat deine Sekretärin angerufen und tobte am Telefon, da die Ware wieder fehlerhaft war. Er erwartet einen Rückruf. Diese Aufgabe erledigst du sofort.

Wichtig, nicht dringend

Ein wichtiger Großkunde möchte eine größere Bestellung machen und will ein paar Details mit dir klären. Du sollst ihn nach seinem Urlaub (in einer Woche) kontaktieren. Diese Aufgabe erledigst du später.

Nicht wichtig, dringend

Dein Kollege schreibt dir, dass für die Geburtstagsfeier deiner Sekretärin, die heute Abend stattfindet, weder der Tisch im Restaurant reserviert wurde, noch Blumen bestellt wurden. Diese Aufgabe delegierst du an deinen Assistenten/ deine Assistentin.

Nicht wichtig, nicht dringend

Ein Mitarbeiter einer NGO hat angerufen. Sie wollen eine Spende für ein Hilfsprojekt, sie melden sich in zwei Wochen nochmal. Diese Aufgabe musst du nicht bearbeiten.

Manchmal gibt es keinen eindeutigen Lösungsweg für die Postkorbübung, da die Aufgaben nicht so trennscharf abzugrenzen sind, wie in den oben angeführten Beispielen. Deshalb hast du manchmal im Anschluss an die Übung die Möglichkeit, ein Feedbackgespräch mit deinem Assessor/deiner Assessorin zu führen und darin deine Entscheidungen zu begründen.